Test complet de Merlin Backoffice® module PrestaShop de gestion en masse et par importation du catalogue

Sitolog, un éditeur de modules pour PrestaShop, basé en France, m’a récemment proposé de tester leur nouvelle solution de gestion rapide du catalogue Merlin Backoffice ®  J’avais il y a quelques années publié ici même une évaluation d’une solution concurrente et il m’a paru en effet intéressant de regarder ce que propose cette solution alternative.
Merlin Backoffice est sorti en janvier dernier, mais est en fait plus ancien car c’est la genèse de deux autres modules que vous connaissez peut-être, PrestaPricing et PrestaCatégories, commercialisés depuis 2010.
PrestaPricing était une application Windows d’administration des produits et PrestaCategories son complément pour la gestion des catégories. Sitolog a fusionné les deux et refait l’interface utilisateur.
Merlin Backoffice est donc un outil tout en un de gestion de catalogue PrestaShop faisant largement appel à des fonctionnalités de gestion par lot.
L’idée de base de ce type d’applications est de nous faire gagner du temps en évitant les taches répétitives.
Il est vraiment spécialisé sur l’administration du catalogue, ne vous attendez pas à y trouver des fonctions de gestion des clients ou des commandes.

Prix et options de Merlin Backoffice®:

Il existe plusieurs versions différentes et plusieurs options complémentaires (qui peuvent être ajoutées par la suite).
Le prix commence à 79€ pour la gestion des catégories seule, 85€ pour la gestion des produits et jusqu’à environ 250€ pour la version la plus complète en mono boutique. 31€ pour une boutique supplémentaire.
La licence est valable à vie, sans frais annuel. Les mises à jour offertes pendant six mois puis via un système d’abonnement. Le support est gratuit.

Mise à jour :  Sitolog accorde une remise de 5% à tous mes lecteurs, en utilisant ce lien.

 

Installation de Merlin Backoffice® :

L’installation et configuration sont simples et rapides. On commence par installer dans PrestaShop un petit module fourni par Sitolog, qui a pour fonction d’assurer les communications entre la base de données et l’application, puis on lance un exécutable pour installer le programme sous Windows, en 32 ou 64bits au choix.
La configuration de la connexion ne m’a demandé que trois informations : l’url de la boutique, mon email et mot de passe employé.

Petit bémol, il n’existe pas de version pour MAC ou Linux. Les utilisateurs MAC devront donc installer au préalable une solution de virtualisation comme Parallels Desktop.

Une fois l’application connectée au site, on retrouve une interface moderne, d’un premier abord assez similaire aux autres outil de gestion de masse déjà testés sur le blog. L’arbre des catégories à gauche dans un panneau détachable, une grande table d’édition au centre pour les produits, des onglets complémentaires pour les autres données (déclinaisons, images…) et à droite un autre onglet détachable avec un second arbre des catégories pour réaliser les déplacements et associations croisées. Les listes des catégories se sont remplies avec les catégories de mon site de test et on peut en sélectionner une ou plusieurs pour voir leur contenu  :
Vous aurez vraiment interêt à travailler sur un grand écran, voir une configuration multi écrans. Il me semble compliqué d’utiliser ce type d’application sur un micro pc (il y a cependant une fonction de zoom permettant de jouer sur la taille des fenêtres et des polices de caractères).
On peut configurer à loisir les tables (afficher les catégories au centre plutôt que les produits, choisir les colonnes parmi plus d’une centaine,…) et modifier les données directement dans celles-ci, cellule par cellule, ou plusieurs lignes en même temps, un peu comme si on travaillait dans Excel. Mais il n’y a pas de bouton “Sauver”, les modifications sont automatiquement sauvées dans la base PrestaShop en temps réel.
C’est d’ailleurs ce que l’on peut reprocher en premier à Merlin Backoffice, c’est de ne pas avoir de fonction globale de retour en arrière en cas de grosse erreur de manipulation, hormis sur certaines fonctionnalités particulières. Il faut donc être à la fois prudent et s’assurer d’avoir une sauvegarde récente de la base, quand on débute avec l’usage du logiciel.
Il y aussi un mode “fiche”, qui permet de travailler en détail sur un produit à la fois, avec un vrai éditeur HTML, mais surtout avec le passage d’un produit à l’autre en moins d’une seconde. Avec ça on n’a plus du tout envie d’aller travailler via l’admin PrestaShop.
Mais la ou Merlin Backoffice se différencie vraiment des autres solutions, c’est au niveau du nombre de fonctionnalités proposées. Les lister toutes serait impossible  (Sitolog parle de + de 450 fonctionnalités).
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Vous pourrez par exemple :

  • Créer et modifier en masse catégories, produits, déclinaisons.
  • Dupliquer plusieurs produits en plusieurs exemplaires en une fois
  • Réaliser des calculs rapides sur les prix ou les stocks et des arrondis automatiques
  • Appliquer des marges commerciales.
  • Utiliser des éditeurs HTML pour modifier rapidement les produits et catégories.
  • Biens sûr gérer en masse les stocks. Y compris les mouvements de stocks entre entrepôts.
  • Créer et modifier en masse les prix spéciaux
  • Modifier par lot les textes, comme les noms, descriptions, champs meta (chercher remplacer, copier une colonne dans une autre etc).
  • Télécharger en masse des photos, sans devoir attendre
  • Réaliser les associations croisées aux fournisseurs (fournisseur par défaut, prix et référence), fabricants, pièces jointes, transporteurs, accessoires, tags, boutiques.
  • Créer et associer des caractéristiques et des attributs.
  • Dupliquer et déplacer de branches de familles de produits.
  • Associer rapidement et en masse les produits aux catégories, ou les déplacer.
  • Modifier l’ordre des catégories et de l’ordre des produits dans leurs catégories associées.
  • Associer des catégories et produits aux boutiques (transferts des articles entre boutiques).
  • Gérer les remises par catégories et groupes de clients  
  • Exporter les données
  • Réparer la base de données
  • Créer des catalogues PDF et des étiquettes
    …/…
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Exemple d’une des fonctionnalités, la mise en place des remises sur plusieurs produits en même temps :

Les options facultatives principales sont la fonction d’import automatique de fichiers csv ou xls et le générateur avancé de déclinaisons :

 

J’ai aussi trouvé quelques vraies pépites moins connues dans ce soft:

  • Copie ou concaténation d’une colonne dans une autre (par exemple pour remplir automatiquement la colonne Meta titre avec le nom des produits)
  • Une fonction qui permet au logiciel de fouiller dans des dossiers du pc ou sur un serveur, pour trouver les bonnes images à associer automatiquement aux produits, en comparant les noms des fichiers avec par exemple le nom ou la référence des produits.
  • Un générateur de séries de code à barres.
  • Un outil qui permet d’aller automatiquement chercher et remplacer un mot dans une sélection de produits (dans leur résumé ou description par exemple), par un de ses synonymes. Génial pour enrichir le vocabulaire du site en un temps record.

Il est difficile de le prendre à défaut et on peut presque tout faire. Il manque cependant quelques fonctionnalités pour être totalement complet:

  • L’outil d’importation csv/xls, ne gère pas le mode de gestion des stocks multi entrepôts (aucun de mes clients utilisent le multi entrepôts).
  • On ne peut pas créer des packs de produits directement depuis l’interface, ni modifier le contenu de packs existants.
  • On peut associer en masse des documents joints (ex : doc PDF) aux produits, mais on ne peut pas en ajouter (télécharger) des nouveaux, il faut pour cela repasser par PrestaShop.
Le second point fort est la rapidité et fiabilité, certaines opérations sont vraiment bluffantes, comme par exemple associer des centaines de produits à une ou plusieurs catégories, j’ai à peine eu le temps de cliquer sur le bouton que le logiciel m’annonçait avoir terminé. Sceptique au début, j’ai du aller sur le site pour vérifier le bon résultat de l’opération.
C’est le cas aussi du générateur de déclinaisons qui est capable de produire plusieurs milliers de variantes en quelques dizaines de secondes.
J’ai testé l’outil d’importation. Impressionnant de fiabilité, pas de time out serveur même lors de l’importation de plusieurs dizaines de milliers de lignes.
Le gros plus de cet outil, par rapport à tout ce que j’ai utilisé à ce jour, au delà du nombre impressionnant d’options et fonctionnalités (je ne mentionnerai que la possibilité de désactiver automatiquement les produits qui disparaissent des listing fournisseurs), c’est que l’on conserve en permanence le contrôle sur ce qui va être importé ou pas (affichage et filtrage du contenu des fichiers).

Par contre la vitesse d’importation elle même pourrait être améliorée. Il lui a fallut environ 5 minutes pour créer un millier de nouveaux produits et mettre à jour 500 autres, sans leur photos (le logiciel rend la main pendant qu’il continue à télécharger les photos).

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Le support est gratuit et assuré par le développeur lui même. Teamviewer, un logiciel bien connu de partage d’écran, est intégré dans le logiciel, ce qui permet à Sitolog de prendre la main pour nous montrer comment réaliser telle ou telle opération quand on est bloqué.

Pendant les nombreux tests, il y a eu quelques blocages, qui peuvent s’expliquer par la jeunesse de l’application, mais aucune erreur sérieuse impactant les données de la base.
La formation se fait principalement à partir de tutoriels vidéo en libre service sur leur site. Il y a aussi dans une doc de “prise en main” intégrée dans le soft, mais moins “ludique” et assez succincte.
Petite déception, Merlin Backoffice venant de sortir, il n’y a pour l’instant qu’une seule formation de 40 min sur Merlin, dite “formation de base”. L’auteur proposant d’utiliser pour les formations avancées les vidéos de PrestaPricing et PrestaCatégories en attendant qu’elles soient toutes refaites. Il faut donc s’adapter un peu car les interfaces sont un peu différentes.

En résumé:

Merlin Backoffice est un outil unique dans sa catégorie, il est très bien pensé, facile à utiliser et très riche en fonctionnalités. Il nécessite cependant un petit temps d’apprentissage avant de savoir en tirer le meilleur.
Destiné à tous les e-commerçants, quelque soit la taille de la boutique, son prix attractif sera vite amorti par les gains de temps qu’il apportera chaque jour.

Les + :

  • Grande richesse fonctionnelle
  • Bon rapport qualité prix
  • Rapidité, gain de temps
  • Fiabilité
  • Qualité du support

Les – :

  • Pas de undo (sauf sur les fonctions de modification en masse des textes)
  • Pas de version MAC (il faut acheter en plus Parallels Desktop pour l’utiliser sur MAC)
  • Nécessite un grand écran (1080×800 mini)
  • Au moment ou j’écris cet article, toutes les formations ne sont pas encore disponibles.
Je le recommande vivement comme solution de création et maintenance rapide du catalogue.

Mise à jour : Sitolog accorde une remise de 5% à tous mes lecteurs, en utilisant ce lien. Essayez Merlin sans risque, Il n’y a pas de version de démo (annoncée pour 2018). Mais on a 15 jours après l’achat pour tester la solution complète et se faire rembourser si on ne souhaite pas la conserver.

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